Kan vi holde generalforsamling og bestyrelsesmøde online?
Af Birk Hansen1 min. læsningFaktatjekket af redaktionen
Bestyrelsesmøder kan normalt holdes digitalt uden videre, mens en digital generalforsamling som udgangspunkt kræver, at jeres vedtægter giver mulighed for det.
De to mødetyper skal vurderes hver for sig. Et bestyrelsesmøde er et internt arbejdsmøde, og de fleste vedtægter regulerer ikke, om det skal foregå fysisk. Bestyrelsen kan derfor som udgangspunkt selv beslutte at mødes digitalt, medmindre jeres vedtægter eller forretningsorden udtrykkeligt kræver fysisk fremmøde.
For generalforsamlingen er billedet et andet. Traditionelt er generalforsamlingen tænkt som et fysisk møde, hvor medlemmerne mødes, drøfter og stemmer. Skal I afholde en helt eller delvist digital generalforsamling, bør jeres vedtægter som udgangspunkt indeholde hjemmel til det, for eksempel en bestemmelse om digital deltagelse eller hybridmøder.
Sådan finder I ud af, om I kan
- Læs jeres vedtægters afsnit om generalforsamlingen grundigt igennem.
- Er der ingen hjemmel til digital afholdelse, kan det tages op som forslag om en vedtægtsændring på næste generalforsamling.
- Overvej i mellemtiden en hybridløsning, hvor de fleste møder fysisk, mens enkelte deltager digitalt, hvis vedtægterne tillader det.
Er I i tvivl om jeres egne vedtægter giver mulighed for det, er det en god idé at spørge jeres administrator eller en advokat, før I indkalder digitalt. Vores drejebog for generalforsamlingen gennemgår hele processen, herunder hvad en gyldig indkaldelse skal indeholde.