Når ingen vil i bestyrelsen
Af Birk Hansen6 min. læsningFaktatjekket af redaktionen
Hvis ingen vil i bestyrelsen, kan boligforeningen ikke fungere efter sine vedtægter, og løsningen er næsten altid at gøre posterne mindre: flyt de tunge opgaver til en administrator, fordel arbejdet i arbejdsgrupper og gør rollerne tydelige og tidsbegrænsede.
Scenen kender mange foreninger: generalforsamlingen er nået til punktet valg af bestyrelse, dirigenten spørger, om nogen stiller op, og lokalet kigger ned i bordet. To medlemmer er på valg, ingen ønsker genvalg, og de fremmødte har travlt med at signalere, at det i hvert fald ikke bliver dem.
Problemet er hverken nyt eller udtryk for dårlige mennesker. Bestyrelsesarbejde i en boligforening er frivilligt, ulønnet eller lavt honoreret, og det konkurrerer med arbejde, familie og fritid. Men en forening uden bestyrelse er et reelt problem, og det løser ikke sig selv. Denne guide gennemgår, hvad der sker, hvis posterne ikke kan besættes, hvorfor folk siger nej, og de greb, der erfaringsmæssigt får kabalen til at gå op igen.
Hvad sker der, hvis bestyrelsen ikke kan besættes
En boligforening skal efter sine vedtægter have en bestyrelse. Den er foreningens ledelse og tegningsberettigede: uden den kan foreningen ikke indgå aftaler, betale regninger, godkende overdragelser eller indkalde til generalforsamling. Vedtægterne fastsætter typisk et minimum, ofte tre medlemmer, og kommer foreningen under det, skal der som udgangspunkt vælges nye medlemmer på en generalforsamling, om nødvendigt en ekstraordinær.
Kan der ikke vælges en bestyrelse, er den typiske løsning, at generalforsamlingen i stedet antager en administrator til at varetage driften mod honorar. Det er en fuldt lovlig og for mange foreninger fornuftig model, men den koster: opgaver, der før blev løst gratis, får nu en pris, som ender i boligafgiften eller fællesudgifterne. Og administrator kan ikke erstatte foreningens egen vilje; nogen skal stadig kunne sige ja og nej på foreningens vegne.
Den yderste konsekvens skal nævnes, ikke for at skræmme, men fordi den findes: en forening, der varigt hverken kan lede sig selv eller få driften varetaget, kan i sidste ende blive nødt til at lade sig opløse eller sætte under administration efter vedtægternes og lovgivningens regler. I praksis er det yderst sjældent, og vejen derhen er lang, men truslen er reel nok til, at problemet skal tages alvorligt, første gang en post ikke kan besættes, ikke femte gang.
Hvorfor folk siger nej
Skal problemet løses, skal årsagerne forstås. Når medlemmer takker nej til bestyrelsen, går de samme begrundelser igen:
- Tidsforbruget virker uoverskueligt, især når ingen kan sætte tal på det
- Ansvaret skræmmer: mange tror, de hæfter personligt, hvilket som udgangspunkt ikke er tilfældet, se guiden om bestyrelsens ansvar og hæftelse
- Opgaverne opfattes som teknisk svære: regnskab, jura, byggesager
- Konfliktskyhed: ingen vil være den, der rykker naboen for restancer eller håndhæver husordenen
- Dårlige erfaringer: tidligere bestyrelser er blevet mødt med kritik frem for tak
- Utydelighed: ingen ved, hvad posterne faktisk indebærer, så alle antager det værste
Bemærk mønsteret: næsten alle begrundelser handler om uklarhed og omfang, ikke om uvilje. Det er godt nyt, for uklarhed og omfang kan foreningen selv gøre noget ved.
Grebene der virker
Gør posterne mindre og tydeligere
Det mest virksomme greb er at kunne sige præcist, hvad en post kræver: 'Fire møder om året plus generalforsamlingen, cirka to timer pr. møde, og du får ansvar for ét område.' Skriv en kort rollebeskrivelse for hver post, inklusive formandens rolle, og vær ærlig om tidsforbruget. En overskuelig, ærligt beskrevet post er langt lettere at sige ja til end et diffust 'nogen skal jo gøre det'.
Lad en administrator tage de tunge opgaver
Meget af det, der skræmmer, kan købes: opkrævninger, regnskab, restancesager, overdragelser og jura kan lægges hos en administrator, så bestyrelsen alene skal træffe beslutninger og holde øje. Mange foreninger, der har svært ved at rekruttere, opdager, at problemet reelt var arbejdsmængden, ikke viljen. Fordele, ulemper og priser er gennemgået i guiden om administrator eller selvadministration.
Brug suppleant-modellen som blød indgang
En suppleantpost er en lavrisiko-prøvetid: suppleanten inviteres med til møderne, ser arbejdet an og rykker først op, hvis et medlem udtræder. Foreninger, der systematisk rekrutterer suppleanter og behandler dem som kommende bestyrelsesmedlemmer, står sjældent med tomme poster, for der er altid nogen i røret, der allerede kender arbejdet.
Flyt opgaver til arbejdsgrupper
Mange medlemmer, der ikke vil sidde i bestyrelse, vil gerne bidrage afgrænset: en gårdgruppe, en festgruppe, en gruppe der forbereder altanprojektet. Arbejdsgrupper uden formelt ansvar aflaster bestyrelsen, giver flere ejerskab til foreningen, og fungerer i praksis som rekrutteringskanal, fordi medlemmerne opdager, at foreningsarbejde er til at overskue.
Opgaver der kan flyttes ud af bestyrelsen
| Opgave | Kan flyttes til | Det skal I være opmærksomme på |
|---|---|---|
| Opkrævning, bogføring og regnskab | Administrator eller ekstern bogholder | Bestyrelsen skal fortsat føre tilsyn med økonomien |
| Restancesager og rykkere | Administrator | Fjerner den mest konfliktfyldte naborelation fra bestyrelsen |
| Overdragelser og ventelister | Administrator | Særligt tidskrævende i andelsforeninger |
| Trappevask, vicevært og snerydning | Servicefirma eller ejendomsservice | Indhent flere tilbud, og beskriv opgaverne præcist i aftalen |
| Vedligeholdelsesplan og byggesager | Byggeteknisk rådgiver | Bestyrelsen beslutter, rådgiveren udfører og fører tilsyn |
| Gårddage, sociale arrangementer og grønne områder | Arbejdsgrupper af medlemmer | Kræver et klart, afgrænset mandat fra bestyrelsen |
| Dirigentrollen på generalforsamlingen | Ekstern dirigent, typisk advokat eller administrator | Aflaster formanden og dæmper konflikter |
Tjekliste før næste generalforsamling
Rekruttering afgøres før mødet, ikke på mødet. Ingen rækker hånden op i et tavst lokale, men mange siger ja, når de bliver spurgt personligt og ved, hvad de siger ja til. Brug tjeklisten i ugerne op til generalforsamlingen:
- Gør op, hvilke poster der er på valg, og hvem der ønsker genvalg
- Skriv en kort, ærlig rollebeskrivelse for hver ledig post med forventet tidsforbrug
- Beslut hvilke opgaver der kan flyttes til administrator, leverandører eller arbejdsgrupper, og regn på prisen
- Spørg tre til fem konkrete medlemmer personligt, før indkaldelsen udsendes; det generelle opråb i indkaldelsen rekrutterer sjældent alene
- Tilbyd suppleantposter som prøveordning til de tøvende
- Overvej et rimeligt honorar eller kontingentnedslag til bestyrelsen, hvis vedtægterne og generalforsamlingen åbner for det
- Sørg for ordentlig overlevering: en mappe eller et digitalt arkiv med vedtægter, referater, aftaler og budget, så nye medlemmer ikke starter forfra
En rollebeskrivelse behøver ikke være et stort dokument; en halv side pr. post rækker. I kan tage udgangspunkt i skabelonerne til dagsorden og referat under Skabeloner, så de nye medlemmer fra første møde oplever en forening med styr på formen. Det er i sig selv et rekrutteringsargument: folk siger ja til foreninger, der virker veldrevne, og nej til rod.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis ingen vil i bestyrelsen i en boligforening?
Foreningen kan ikke fungere efter sine vedtægter uden ledelse. I praksis indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, og kan der fortsat ikke vælges en bestyrelse, antages typisk en administrator til at varetage driften mod honorar. I yderste konsekvens kan en forening, der varigt ikke kan ledes, blive opløst, men det er meget sjældent.
Kan en administrator erstatte bestyrelsen helt?
Ikke helt. En administrator kan varetage driften: økonomi, opkrævninger, overdragelser og daglig kontakt. Men foreningen skal stadig have nogen, der kan træffe beslutninger på medlemmernes vegne mellem generalforsamlingerne, så en form for valgt ledelse eller klart mandat er fortsat nødvendig.
Må bestyrelsen i en boligforening få honorar?
Ja, hvis vedtægterne ikke forhindrer det, og generalforsamlingen beslutter det. Honoraret skal fremgå af budgettet. Mange foreninger bruger et beskedent fast honorar eller et nedslag i boligafgift eller fællesudgifter som anerkendelse af arbejdet.
Hvor meget tid tager bestyrelsesarbejde i en boligforening?
Det afhænger af foreningens størrelse, og om der er administrator. Med administrator er 4-8 møder om året plus generalforsamlingen og lidt løbende e-mail et realistisk niveau for et menigt medlem. Uden administrator, og især i andelsforeninger, kan især formands- og kassererposten fylde betydeligt mere.
Kan man tvinges til at sidde i bestyrelsen?
Nej. Bestyrelsesarbejde er frivilligt, og hverken vedtægter eller generalforsamling kan pålægge et medlem at modtage valg. Derfor er den holdbare løsning at gøre posterne attraktive og overskuelige, ikke at lede efter pressionsmidler.